取引先から謝罪メールが届いたけど、なんて返信すればいいの？ 冷たく思われても、逆にへりくだりすぎても気まずいし…。
謝罪メールへの返信は、書き方ひとつで相手に与える印象が大きく変わります。そっけないと関係がぎくしゃくし、逆に謝りすぎると相手を余計に恐縮させてしまうため、ちょうどいい加減がわかりにくいものです。
結論から言えば、謝罪メールへの返信は「受け入れたことを伝え、相手をフォローし、今後につなげる」の3点を押さえれば失礼になりません。
この記事では、取引先・お客様・上司・同僚・教授・友人など相手別のコピペで使える返信例文を中心に、返信のタイミングやマナー、「気にしないで」の伝え方、さらに相手からもう一度返ってきたとき（返信の返信）の対応まで、まとめて解説します。
謝罪メールへの返信は必要？返すときの基本マナー
謝罪メールを受け取ったら、基本的には返信するのがマナーです。まずは返す・返さないの判断と、返信の型から押さえておきましょう。
謝罪メールに返信しないのは失礼になりやすい
相手が勇気を出して送ってきた謝罪に対して無反応でいると、「怒っているのかもしれない」と相手を不安にさせます。とくにビジネスでは、返信がないこと自体が「許していないサイン」と受け取られかねません。
ひとことでも「気にしていません」と返すだけで、相手の気持ちはずいぶん軽くなります。関係を今後も続けたいなら、短くても返信しておくほうが安心です。
ただし、返信を省いてよい場面もあります。「本メールへの返信は不要です」と明記されている自動送信のお詫びや、社内一斉配信のシステム障害連絡などは、無理に返す必要はありません。
謝罪メールへの返信は当日〜翌営業日までに返す
返信のタイミングは早いほど印象が良くなります。目安は受け取った当日、遅くとも翌営業日までです。
謝った側は「許してもらえるだろうか」と気をもんでいます。返信が早ければ早いほど、相手はその不安から早く解放されるでしょう。長い文章を練るより、簡潔でもすぐ返すほうが誠実さは伝わります。
謝罪メールへの返信に入れたい4つの要素
好印象な返信は、次の4つの要素で組み立てられています。この順番で書けば、相手別でも文章が自然にまとまります。
- 連絡へのお礼（丁寧に連絡をくれたことへの感謝）
- 謝罪を受け入れる言葉（気にしていない旨を伝える）
- 相手へのフォロー（責めずに相手を気づかう）
- 今後に向けた前向きな一言
すべてを毎回入れる必要はありません。相手や状況に合わせて、2〜3要素に絞っても十分に気持ちは伝わります。
ミスの原因を追及したり、こちら側の要望を並べたりするのは、この返信では避けましょう。改善のお願いは、別のメールで落ち着いてから伝えるのがスマートです。
【相手別】謝罪メールへの返信例文
ここからは、相手との関係性ごとに謝罪メールへの返信例文を紹介します。そのままコピペして使えますが、自分の状況に合わせて名前や事情を一言足すと、より気持ちが伝わります。
なお、以下の例文はメールの本文部分です。実際に送るときは、宛名（〇〇様）と自分の署名の間に貼り付けてお使いください。
取引先・社外への返信例文
取引先からの謝罪には、相手の非を蒸し返さず、今後も取引を続けたい姿勢を見せるのが基本です。
例文（取引先・納期遅延のお詫びへの返信）
この度はご丁寧にご連絡をいただき、ありがとうございます。
納期の件、承知いたしました。事情もよくわかりましたので、どうかお気になさらないでください。
スケジュールにつきましては、あらためて調整させていただければ幸いです。
引き続き、変わらぬお付き合いのほどよろしくお願いいたします。
ポイントは、「承知いたしました」で受け入れを示し、「お気になさらないでください」でフォローする流れです。相手のミスに触れる言葉は入れず、前向きに締めましょう。
お客様・顧客への返信例文
お客様から「こちらの手違いで」と謝罪をいただく場面もあります。この場合はお客様に恐縮させすぎない、やわらかい言葉を選びましょう。
例文（お客様からのお詫びへの返信）
ご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
わざわざお気づかいくださり、恐れ入ります。もし行き違いがございましたら、こちらこそ失礼いたしました。
どうぞお気になさらないでください。またお困りごとがございましたら、いつでもお気軽にお知らせくださいませ。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
お客様相手では、非を追及せず、やわらかく受け止める姿勢が好印象につながります。相手に落ち度があるときも、責める言葉は入れず、気づかいへの感謝を中心に返しましょう。
上司への返信例文
上司からの謝罪は、部下として恐縮する場面です。気をつかわせてしまったことへの気づかいを添えると、関係がなめらかになります。
例文（上司からのお詫びへの返信）
ご連絡ありがとうございます。
わざわざお気づかいいただき、恐縮です。私はまったく気にしておりませんので、どうぞご安心ください。
お力になれることがあれば、いつでもお申し付けください。
引き続きよろしくお願いいたします。
目上の人には「気にしないでください」よりも、「ご安心ください」「恐縮です」のほうが落ち着いた印象になります。上から目線に聞こえない言葉を選ぶのがコツです。
同僚・部下への返信例文
同僚や部下からの謝罪には、かしこまりすぎず、前向きに切り替えられる一言を返しましょう。硬すぎると、かえって距離を感じさせてしまいます。
例文（同僚・部下からのお詫びへの返信）
連絡ありがとうございます。
わざわざ気にしなくて大丈夫ですよ。誰にでもあることですし、フォローできる範囲なので心配いりません。
次に活かせれば十分です。また何かあれば、遠慮なく声をかけてください。
部下に対しては、責めるより「次に活かせば大丈夫」と前を向かせる言葉のほうが、その後の働きやすさにつながります。
教授・目上の人への返信例文
大学の教授や恩師など、目上の人へは最大限あらたまった言葉を使います。学生からの返信でも、砕けすぎないことが大切です。
例文（教授からのお詫びへの返信）
ご丁寧にご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
お忙しいなかお気づかいくださり、恐れ入ります。私はまったく問題ございませんので、どうぞお気になさらないでください。
引き続きご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。
教授へのメールでは、「ご指導のほど、よろしくお願い申し上げます」のような結びが自然です。用件だけで終わらせず、一文フォローを入れると丁寧さが際立ちます。
友人・LINEでのカジュアルな返し方
友人から謝られたときは、メールほどかしこまる必要はありません。LINEなら短く軽い言葉で「気にしてないよ」と伝えるのがちょうどよい距離感です。
例文（友人・LINEでの返し方）
・全然気にしてないから大丈夫だよ！ こっちこそありがとう
・わざわざごめんね、って言ってくれてありがとう。もう気にしないで
・そんなの全然平気だよ〜。また今度あそぼ！
友人相手で気をつけたいのは、あっさりしすぎて「怒ってる？」と誤解させないことです。スタンプだけで済ませず、一言そえると相手が安心します。
「気にしないで」を伝える謝罪メールの返信の書き方
謝罪への返信で、いちばん伝えたいのは「もう気にしないでほしい」という気持ちです。ただ、この一言は相手や場面によって言い換えが必要になります。
ビジネスでは「お気になさらないでください」に言い換える
「気にしないで」はやや砕けた表現のため、ビジネスメールでは少しやわらげます。相手との関係に合わせて、次のように言い換えましょう。
| 使う相手 | 言い換えの表現 |
|---|---|
| 取引先・お客様 | どうぞお気になさらないでください |
| 上司・目上 | どうぞご安心ください／恐れ入ります |
| 同僚・部下 | 気にしなくて大丈夫です |
| 友人 | 全然気にしてないよ |
どの相手でも、「気にしないで」の前に感謝の言葉を置くと、印象がやわらかくなります。「ご連絡ありがとうございます。どうぞお気になさらないでください」の流れが基本形です。
「大丈夫です」だけで終わらせない
「大丈夫です」の一言だけだと、そっけなく冷たい印象になりがちです。相手はまだ気にしているので、もう一歩フォローを添えると安心してもらえます。
たとえば「大丈夫です。またいつでもお声がけください」「問題ありません。今後ともよろしくお願いします」のように、次につながる一言を続けましょう。ひと手間で、返信全体の温度感が変わります。
謝罪への「返信の返信」（3往復目）の例文と考え方
こちらが返信したあと、相手から「ご丁寧にありがとうございます」ともう一度返ってくることがあります。この返信の返信（3往復目）をどうするかは、多くの人が迷うポイントです。
返信の返信は「基本は不要、一言で締める」が正解
結論として、やり取りはどこかで区切るのがお互いのためです。丁寧にしようと往復を続けると、相手の業務時間を奪ってしまいます。
基本的には、相手からの3往復目に対して返信は必須ではありません。ただし、そのまま終えるのが気になるなら、これ以上の返信は不要だと伝わる短い一言で締めると、やり取りをきれいに終えられます。
返信の返信の例文（ビジネス）
例文（返信の返信・ビジネス）
ご丁寧に返信いただき、ありがとうございます。
こちらこそ、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信にはおよびません。
ポイントは「ご返信にはおよびません」の一文です。これを入れておくと、相手も「もう返さなくていい」と判断でき、やり取りが自然に完結します。
お客様からの返信の返信への例文
お客様から重ねてお礼が届いたときも、やわらかく受け止めて締めるのが基本です。ここでも締めの一言を忘れないようにしましょう。
例文（返信の返信・お客様）
ご丁寧にご連絡いただき、誠にありがとうございます。
そのように言っていただけて、こちらも安心いたしました。
またお困りの際は、いつでもお気軽にお知らせくださいませ。
「返信の返信」は、内容よりもスピードと簡潔さが大事です。長文にせず、感謝と締めの一言でサッと返すのがスマートですよ。
謝罪メールへの返信でやりがちなNGと敬語の注意点
よかれと思った返信が、かえって印象を下げてしまうこともあります。謝罪メールへの返信で気をつけたいNGを押さえておきましょう。
「了解しました」より「承知いたしました」が無難
「了解しました」は敬語として誤りではないものの、目上の人や取引先にはややくだけた印象を与えると感じる人もいます。相手を選ばず使える「承知いたしました」「かしこまりました」のほうが無難です。
細かな違いですが、謝罪という繊細な場面では言葉づかいがいつも以上に見られています。迷ったら、より丁寧なほうを選んでおくと安心です。
相手を責める・原因を蒸し返す表現は避ける
「今後は気をつけてください」「なぜこうなったのですか」といった言葉は、謝っている相手をさらに追い詰めます。返信の場では受け入れとフォローに徹するのが鉄則です。
再発防止のお願いや条件の交渉が必要なら、この返信とは分けて、あらためて別のメールで冷静に伝えましょう。感情がこもった返信は、後で読み返して後悔しがちです。
過剰に謝り返すと相手を恐縮させる
相手に気をつかって「こちらこそ申し訳ございません」を何度も繰り返すと、かえって相手を落ち着かなくさせます。謝り返しは多くても一度にとどめましょう。
謝罪の応酬になると、話がなかなか終わりません。受け入れの言葉を中心にして、前向きな締めにつなげるほうが、お互いにすっきりします。
謝罪メールの返信に関するよくある質問
謝罪されたとき、まずなんて返せばいい？
最初のひとことは「ご連絡ありがとうございます」で問題ありません。そのうえで「お気になさらないでください」と続ければ、受け入れの気持ちが伝わります。
細かい事情の説明は後回しで大丈夫です。まずは感謝と受け入れをセットで返すのが、いちばん失敗のない返し方です。
お詫びの品をもらったときの返事はどうする？
品物を受け取ったら、なるべく早くお礼の連絡を入れましょう。「お気づかいの品をお受け取りし、恐れ入ります。ありがたく頂戴いたします」のように、いただいたことへの感謝を中心に伝えます。
「かえって気をつかわせてしまい」と一言そえると、より丁寧です。品物を突き返すのは相手の顔を立てない対応になるため、基本は素直に受け取るのがマナーとされています。
謝罪メールに返信しないのはダメ？
ビジネスでは、返信しておくほうが無難です。無反応だと「まだ怒っている」と相手を不安にさせてしまいます。
ただし「返信不要です」と書かれた自動配信のお詫びや、一斉送信のお知らせには、無理に返さなくてかまいません。
返信するとき、件名は変えたほうがいい？
件名は「Re:」を付けたまま変えないのが基本です。相手がどの件への返信か、ひと目で分かります。
相手のメール本文も、引用としてそのまま残しておくと経緯を追いやすくなります。やり取りが長くなって読みにくいときだけ、古い引用を削るようにしましょう。
謝罪の「返信の返信」はどこまで続ければいい？
やり取りは3往復目あたりで区切るのが目安です。相手からのお礼に対しては、返信しなくても失礼にはあたりません。
締めたいときは「ご返信にはおよびません」と一言そえると、相手も返す・返さないで迷わずに済みます。
謝罪メールへの返信例文まとめ
謝罪メールへの返信について、相手別の例文とマナーを解説しました。
好印象な返信の軸は、「連絡へのお礼 → 受け入れ → フォロー → 前向きな締め」の流れです。相手のミスを蒸し返さず、気にしていない気持ちを伝えられれば、関係はむしろ深まります。
返信はできるだけ早く、当日か翌営業日までに返すのが理想です。長い文章より、簡潔でも早いほうが誠実さは伝わります。
相手からもう一度返ってきたら、「ご返信にはおよびません」の一言で気持ちよく締めましょう。まずは本記事の例文を、あなたの状況に合わせてアレンジして使ってみてください。
