休暇明けにメールを開いたら未読が山積み…。「休暇のため返事が遅れました」って、どう書けば失礼にならないの？
連休や有給、年末年始の休暇明けにメールを返すとき、返信が遅れたお詫びをどう書けばいいか迷いますよね。とくに取引先やお客様が相手だと、言葉選びひとつで印象が変わります。
結論から言うと、休暇明けのお詫びメールは「先にお詫び → 理由は簡潔に → すぐ本題」の順番で書けば大丈夫です。休んだ理由をくどくど説明する必要はありません。
この記事では、社外・社内・英語それぞれのコピペで使えるお詫びメール例文と、「お休みをいただいておりました」は正しい敬語なのかという疑問、返信が遅くなったときの言い換え表現までまとめました。次の休暇に備えた自動返信の設定文例も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
「お休みをいただいておりました」は正しい敬語？休暇明けメールの基本
「お休みをいただいておりました」という表現、なんとなく使っているけれど正しいのか気になる方は多いはずです。まずはここをはっきりさせておきましょう。
「お休みをいただいておりました」は文法的には間違いではない
「お休みをいただいておりました」は、文法上は誤りではありません。「いただく」は「もらう」をへりくだった言い方、「おる」は「いる」をへりくだって述べる言い方で、二重敬語にもなっていない正しい構造です。
社内向けのメールや、上司・先輩への報告であれば、そのまま使っても問題ありません。会社から休暇を「いただく」というニュアンスが自然に通じるためです。
社外には「休暇を取っておりました」がより無難
一方で、取引先やお客様など社外の相手には少し注意が必要です。「お休みをいただく」と書くと、相手によっては「私が休みをあげたわけではないのに」と、わずかな違和感を覚えることがあります。
社外メールでは、次のような言い方のほうが誤解を招きません。
- 休暇を取っておりました
- 休みを取っておりました
- 不在にしておりました
とはいえ「お休みをいただいておりました」も広く使われており、社外に送っても失礼にあたる表現ではありません。迷ったら「休暇を取っておりました」にしておけば安心、という程度に覚えておけば十分です。
「休みを取っておりました」は正しい表現
「休みを取っておりました」も正しい敬語です。「取る」に、自分の側をへりくだって述べる「おる」が付いた形で、自分の行動を控えめに伝えられます。
シンプルで誤解の余地がないため、相手を選ばず使えるのが強みです。社内・社外どちらでも安心して使えます。
敬語の正しさで悩みすぎなくて大丈夫。相手にきちんとお詫びの気持ちが伝わるかどうかのほうが、ずっと大事ですよ。
休暇で返信が遅れたときのお詫びメールの基本構成
例文を見る前に、休暇明けのお詫びメールをどう組み立てるかを押さえておきましょう。型がわかれば、どんな相手にも応用できます。
基本の流れは次の順番です。
- 返信が遅れたことへのお詫び
- 遅れた理由（休暇だったこと）を簡潔に
- 本題（相手の用件への回答）
- 今後の対応や締めのひとこと
件名は「用件＋お詫び」が伝わる形にする
件名は、相手が一目で内容をつかめるようにします。お詫びだけを前面に出すより、用件とセットにするほうが親切です。
たとえば、次のような件名が使いやすいでしょう。
- Re:〇〇の件（ご返信が遅くなり失礼いたしました）
- 【お詫び】ご連絡が遅くなりました｜〇〇について
- お問い合わせの件につきまして（ご返信のお詫び）
相手からのメールに返信する場合は、件名の「Re:」を消さずに残すと、どのやりとりの続きかが伝わりやすくなります。
冒頭で先にお詫びを述べる
本文は、あいさつのあとすぐにお詫びから入ります。用件の回答を先に書いて、最後に「遅れてすみません」と添えるより、最初にお詫びを述べたほうが誠実な印象になります。
「お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。ご返信が遅くなり、大変失礼いたしました。」のように、名乗ったすぐあとにお詫びを置くのが定番の流れです。
休暇の理由は詳しく書きすぎない
返信が遅れた理由は、「休暇をいただいていたため」程度で十分です。どこへ行っていたか、何日休んだかまで細かく書く必要はありません。
理由を長々と説明すると、かえって言い訳がましく見えてしまいます。相手が知りたいのは休暇の中身ではなく、用件への回答です。理由は一文でさらりと触れ、本題に進みましょう。
病気やご不幸などデリケートな事情のときは、「一身上の都合により」「所用により」とぼかせばOK。無理に具体的な理由を書かなくて大丈夫です。
【社外・お客様向け】休暇で返信が遅れたお詫びメール例文
ここからは、そのまま使えるお詫びメールの例文を相手別に紹介します。まずは取引先やお客様など、社外向けの例文です。〇〇の部分を自分の状況に置き換えてご利用ください。
取引先への基本のお詫び例文
数日の休暇明けに、取引先へ返信するときの基本形です。
例文（取引先・基本）
〇〇株式会社
△△様
いつもお世話になっております。
□□株式会社の(自分の名前)でございます。
休暇を取っており、ご返信が遅くなりまして大変失礼いたしました。
お問い合わせいただいた〇〇の件につきまして、以下のとおりご回答申し上げます。
（ここに本題を記載）
ご不明な点がございましたら、あらためてお申し付けください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
ポイントは、お詫びを一文で済ませてすぐ本題に入っている点です。長い休暇でなければ、日数などには触れなくて構いません。
連休・年末年始など長期休暇明けのお詫び例文
大型連休や夏季休暇、年末年始などで数日以上あいたときは、相手を待たせた度合いに合わせてお詫びを少し丁寧にします。
例文（長期休暇明け）
〇〇株式会社
△△様
お世話になっております。□□株式会社の(自分の名前)です。
誠に勝手ながら夏季休暇をいただいており、ご連絡が遅くなりましたことを深くお詫び申し上げます。お急ぎのところ、ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。
いただいた〇〇の件につきましては、以下のとおり進めさせていただきます。
（ここに本題を記載）
あらためて対応させていただきますので、引き続きよろしくお願いいたします。
「お急ぎのところ」の一言を添えると、相手を待たせた事実に配慮している姿勢が伝わります。
お客様に不在だったことを伝える例文
個人のお客様に対して、休みで対応が遅れたことを伝えるときは、かしこまりすぎず、でも丁寧にお詫びします。
例文（お客様向け）
〇〇様
この度はお問い合わせいただき、ありがとうございます。
休暇を取っておりましたため、ご返信が遅くなり申し訳ございませんでした。
お尋ねの〇〇につきまして、下記のとおりご案内いたします。
（ここに本題を記載）
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
【社内・上司向け】休暇で返信が遅れたお詫びメール例文
社内向けは、社外ほどかしこまる必要はありません。とはいえ上司や他部署が相手なら、最低限のお詫びは添えましょう。
上司・他部署へのお詫び例文
社内では「お休みをいただいておりました」もそのまま使えます。
例文（上司・他部署）
〇〇部長
お疲れさまです。△△です。
お休みをいただいておりましたため、ご連絡が遅くなり失礼いたしました。
ご確認いただいた〇〇の件、下記のとおり対応いたします。
（ここに本題を記載）
引き続きよろしくお願いいたします。
同僚・親しい相手へのカジュアルな例文
気心の知れた同僚が相手なら、もっと肩の力を抜いて構いません。「返信が遅くなりすみません」くらいの軽さで十分です。
例文（同僚・カジュアル）
△△さん
お疲れさまです。
休みを取っていて、返信が遅くなってすみません。
〇〇の件、確認しました。（ここに本題を記載）
また何かあれば声をかけてください。
相手との距離感でトーンを変えるのがコツ。社外はきっちり、社内はほどよく、同僚には気さくに、と使い分けましょう。
「返信が遅くなり申し訳ありません」の言い換え表現【メール例文】
同じ「返信が遅くなり申し訳ありません」でも、相手やフォーマル度に合わせて言い換えると、より自然になります。よく使う表現を一覧にまとめました。
| 言い換え表現 | フォーマル度 | 主な相手 |
|---|---|---|
| 返信が遅くなり大変失礼いたしました | 高 | 取引先・お客様 |
| 返信が遅くなり申し訳ございません | 高 | 取引先・目上の人 |
| お返事が遅くなり申し訳ありません | 中〜高 | 社外・社内共通 |
| ご連絡が遅くなりすみません | 中 | 社内・親しい取引先 |
| 返信が遅くなってごめんね | 低 | 同僚・友人 |
「申し訳ありません」と「申し訳ございません」では、「ございません」のほうがより丁寧です。取引先や目上の相手には「ございません」を選ぶと、きちんとした印象になります。
自分の返信に「ご返信」は使わないのが基本
言い換えで気をつけたいのが「ご返信」の使い方です。「ご」は自分の動作にも付きますが、「ご返信」は相手からの返信を指す言い方と紛れやすいため、自分の返信には「返信が遅くなり」とするのが無難です。
「ご返信ありがとうございます」のように、相手の返信を指すときに「ご返信」を使います。ただ、自分の返信に「ご返信が遅くなり」と書く形も慣用的に広まっており、実務では強い違和感を持たれることは少ないでしょう。気になる場合は「返信が遅くなり」に統一しておくと安心です。
英語で「休暇のため返信が遅れました」と伝えるメール例文
海外の取引先や英語でやりとりする相手にも、休暇明けのお詫びはひとことあると丁寧です。返信本文で使える例文を紹介します。
返信本文で使える英語のお詫び例文
例文（英語・返信本文）
Dear Mr. / Ms. 〇〇,
Thank you for your email, and I sincerely apologize for the delayed response.
I was out of the office on holiday and have just returned.
Regarding your inquiry about 〇〇, please see my reply below.
（ここに本題を記載）
Please let me know if you have any questions.
Best regards,
(自分の名前)
「I apologize for the delayed response(返信が遅れて申し訳ありません)」が定番の言い回しです。休暇だったことは「I was out of the office on holiday(休暇で不在にしていました)」と一文添えれば十分伝わります。
「annual leave」など休暇の言い方
休暇の種類は、英語では次のように言い換えられます。相手が知る必要はないので、細かく書かず「out of the office」でまとめても構いません。
- annual leave（年次有給休暇）
- on holiday / on vacation（休暇中）
- out of the office（不在）
英語が不安なら、翻訳ツールで作った文でも問題ありません。完璧な英語より、お詫びと用件がちゃんと伝わることが大切です。
休暇前に設定したい不在中の自動返信メール
そもそも休暇前に不在の自動返信（自動応答）を設定しておくと、相手を不安にさせず、休み明けのお詫びもぐっと楽になります。次の休暇からぜひ取り入れてみてください。
自動返信には、次の3つを入れておくと親切です。
- 休暇の期間（いつまで不在か）
- いつ以降に返信できるか
- 急ぎの場合の連絡先（代理の担当者など）
不在の自動返信メール文例（日本語）
例文（日本語・自動返信）
メールをお送りいただきありがとうございます。
誠に勝手ながら、〇月〇日から〇月〇日まで休暇をいただいております。
この間にいただいたメールにつきましては、〇月〇日以降に順次ご返信いたします。
お急ぎの場合は、恐れ入りますが下記までご連絡ください。
（代理担当者名・連絡先）
ご不便をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
不在の自動返信メール文例（英語）
例文（英語・自動返信／Out of Office）
Thank you for your email.
I am currently out of the office on holiday until (Month Day) and will have limited access to email.
I will respond to your message as soon as possible after my return.
For urgent matters, please contact (Name) at (email address).
Thank you for your understanding.
自動返信は、多くのメールソフトで「不在時の自動応答」や「バケーション設定」といった機能から設定できます。休暇に入る前にオンにしておきましょう。
休暇で返信が遅れたメールに関するよくある質問
メールの返信が遅れた時の例文は？
「ご返信が遅くなり大変失礼いたしました」と冒頭でお詫びし、「休暇を取っておりました」と理由を一文添えてから本題に入るのが基本です。
理由は簡潔にとどめ、休暇の中身までは書かないのがポイントです。社外なら「休暇を取っておりました」、社内なら「お休みをいただいておりました」で問題ありません。
「返信が遅くなり申し訳ありません」の言い換えは？
取引先には「ご返信が遅くなり大変失礼いたしました」「返信が遅くなり申し訳ございません」が使えます。社内や親しい相手には「ご連絡が遅くなりすみません」とやわらげてもよいでしょう。相手のフォーマル度に合わせて選ぶのがコツです。
「休みを取っておりました」は正しい表現ですか？
正しい敬語です。「取る」に、自分の側をへりくだって述べる「おる」が付いた形で、行動を控えめに伝えられます。社内・社外どちらでも使える無難な表現なので、迷ったときはこの言い方を選べば安心です。
休暇明けのメールは何時間以内に返すべき？
明確なルールはありませんが、休暇明けに出社したら、その日のうちに返信するのが理想です。すべてに即返信できないときは、急ぎの用件から優先して対応し、時間がかかりそうなものには「あらためてご連絡します」と取り急ぎの返信だけ入れておくと、相手を待たせずに済みます。
まとめ｜休暇明けメールは「お詫び＋簡潔な理由＋本題」で
休暇のため返事が遅れたときのお詫びメールについて、相手別の例文と敬語のポイントを解説しました。
大事なのは、先にお詫びを述べ、休暇の理由は簡潔に、そしてすぐ本題に入るという流れです。休んだ理由を細かく説明するより、相手の用件にきちんと答えるほうが信頼につながります。
「お休みをいただいておりました」は社内向けなら問題なく、社外には「休暇を取っておりました」がより無難でした。迷ったら後者を選んでおけば失礼になりません。
次の休暇からは、不在の自動返信を設定しておくと、相手を不安にさせず、休み明けの負担も軽くなります。この記事の例文をコピペして、あなたの状況に合わせて使ってみてください。
